Eine Projektleiterin in einem mittelständischen Unternehmen versucht, ein Konzept auszuarbeiten.

"Heute begleiten wir eine Projektleiterin, die in zwanzig Minuten fünfmal unterbrochen wird und am Abend nicht weiß, warum sie so erschöpft ist. Wir rechnen nach, was eine kurze Störung wirklich kostet, und kommen auf dreiundzwanzig Minuten. Wir besuchen zwei amerikanische Konzerne, die ihre Wände eingerissen haben und damit das Gegenteil von dem erreichten, was sie wollten. Und am Ende weißt Du, warum es nicht an der Disziplin liegt, wenn im Büro die Arbeit nicht vorangeht."

Vor einiger Zeit habe ich mit einem mittelständischen Unternehmen gearbeitet, in dem eine Projektleiterin ein Konzept ausarbeiten sollte. In zwanzig Minuten wurde sie fünfmal unterbrochen, ein Zuruf von der Seite, ein Telefonat am Nachbartisch, jemand, der quer durch den Raum nach einem Tacker fragte. Am Abend war sie erschöpft, und das lag nicht an der Schwierigkeit ihrer Aufgabe. Es lag an den ständigen Störungen.

Die Geschäftsführung hatte dafür eine schnelle Erklärung zur Hand und sprach von fehlender Eigenverantwortung und mangelnder Disziplin im Team. Aus meiner Sicht war die Sache einfacher. Der Raum ließ schlicht keine andere Arbeitsweise zu. Ein großes Open Office ohne jede Rückzugsmöglichkeit wird gern als moderne Arbeitswelt verkauft, für das Gehirn ist es eher ein Hindernisparcours.

Dreiundzwanzig Minuten, jedes Mal

Dass solche Unterbrechungen mehr kosten, als es im Moment scheint, ist gut untersucht. Die amerikanische Forscherin Gloria Mark hat über Jahre beobachtet, was im Büro tatsächlich passiert, wenn jemand aus einer Aufgabe gerissen wird. Ihr bekanntestes Ergebnis lautet, dass es nach einer Unterbrechung im Schnitt dreiundzwanzig Minuten und fünfzehn Sekunden dauert, bis man wieder voll bei der ursprünglichen Sache ist. Man springt nämlich nicht direkt zurück, dazwischen liegen im Schnitt zwei weitere Aufgaben, bevor man den Faden wieder aufnimmt.

Bei fünf Unterbrechungen in zwanzig Minuten sieht man leicht, dass von konzentrierter Arbeit kaum etwas übrig bleibt. Mark hat außerdem gezeigt, dass ständige Unterbrechungen Stress und das Gefühl von Zeitdruck deutlich erhöhen. Die Erschöpfung der Projektleiterin am Abend hatte also wenig mit ihrem Charakter zu tun und viel mit ihrer Umgebung.

Die offene Fläche macht nicht gesprächiger

Es heißt gern, ein offenes Büro bringe die Menschen ins Gespräch und fördere die Zusammenarbeit. Zwei Harvard-Forscher, Ethan Bernstein und Stephen Turban, haben das nachgemessen, indem sie in zwei großen Konzernen beobachtet haben, was passiert, wenn die Wände fallen und alle in einem offenen Raum sitzen. Das Ergebnis war das Gegenteil der Erwartung. Die Gespräche von Angesicht zu Angesicht gingen um rund siebzig Prozent zurück, und die Menschen schrieben sich stattdessen deutlich mehr E-Mails und Nachrichten.

Das klingt zunächst überraschend, leuchtet aber sofort ein, wenn man es einmal erlebt hat. Wer ständig gesehen und gehört wird, zieht sich innerlich zurück. Ein vertrauliches Gespräch führt man nicht zwischen zwanzig mithörenden Kolleginnen, und für konzentriertes Denken greift man irgendwann zu Kopfhörern oder weicht ins Homeoffice aus. Was alle verbinden sollte, treibt sie am Ende auseinander.

Was wirklich hilft, sind klare Bereiche

Was dagegen hilft, hat nichts mit spektakulären Effekten zu tun, es ist eine Frage der Präzision. Ein akustisch geschützter Bereich für konzentriertes Arbeiten, kleine Räume für vertrauliche Gespräche, ein klar umrissener Bereich, in dem Austausch ausdrücklich erwünscht ist. Das alles sind Werkzeuge, mit denen ein Raum wieder arbeitsfähig wird.

In dem Projekt mit der erschöpften Projektleiterin haben wir genau das getan. Wir haben klare Bereiche geschaffen und die Wege im Büro neu gedacht. Drei Monate später waren die Projektlaufzeiten messbar gesunken. Die Menschen waren nicht disziplinierter geworden, der Raum ließ sie nur endlich arbeiten.

Persönlichkeit braucht Raum.

Kurz zusammengefasst

• Nach einer Unterbrechung dauert es im Schnitt rund dreiundzwanzig Minuten, bis man wieder voll bei der Arbeit ist.

• Erschöpfung im Büro hat mehr mit der Umgebung zu tun als mit der Disziplin der Menschen.

• Ein offenes Büro ohne Rückzugsmöglichkeiten verbindet die Menschen nicht automatisch, im Gegenteil, die direkten Gespräche nehmen messbar ab.

• Was hilft, sind klare Bereiche für Konzentration, für vertrauliche Gespräche und für bewussten Austausch.

Häufige Fragen

Liegt es an meinem Team oder am Büro, wenn die Arbeit nicht vorangeht?

In vielen Fällen am Büro. Wenn ständige Störungen jede Konzentration zerschlagen, hat das mehr mit dem Grundriss zu tun als mit der Disziplin der Menschen. Klare Bereiche für konzentriertes Arbeiten und für Austausch ändern das spürbar.

Viele Grüße
Kerstin

Quellenangaben:

Gloria Mark (University of California, Irvine), „The Cost of Interrupted Work", rund 23 Minuten und 15 Sekunden

https://www.trend.at/karriere/fokus-ist-gewinn-warum-aufmerksamkeit-zur-wichtigsten-waehrung-der-entscheider-wird

Buch „Attention Span" (2023). Ethan Bernstein und Stephen Turban, „The Impact of the ‚Open' Workspace on Human Collaboration", Philosophical Transactions of the Royal Society B (2018), rund 70 Prozent weniger persönliche Interaktion.

https://royalsocietypublishing.org/rstb/article/373/1753/20170239/30408/The-impact-of-the-open-workspace-on-human